流程優化實例——采購流程優化
2018-06-26 16:10
作者：張國祥 點擊：
采購是利潤的源泉，又是腐敗的土壤；采購是制造的龍頭，也是生產的緊箍咒；采購是多人向往的職位，也是老板頭疼的崗位。采購、采購，到底有沒有辦法控制漏洞？采購、采購，到底有沒有流程能夠規范操作？
在我看來，答案是肯定的。大家都知道，沒有監督的權力必然產生腐??；沒有過程的控制，很難達成理想的目標。任何靠個人自覺的管理注定是走不遠的。沒有制度規范、沒有操作流程，圣人去采購也會收回扣，道德模范去采購也會被拉下水。傳統的采購流程讓一人操辦，不出事、不腐敗，那才叫奇跡；出事、腐敗才叫正常。
因此，采購流程應如此優化：
1.采購流程細分、采購責任細分
我們知道采購活動通常分為幾個步驟：采購計劃、市場調查、貨比三家（三字古義為多）、討價還價（議價）、選擇供應商、合同草簽、合同審批、下單訂貨、貨物驗收、品質檢驗、生產反饋、貨款結算。不少小企業，這一系列流程活動幾乎是一人承擔，責任自然也在一個人身上。采購員在整個采購活動中擁有絕對的權力。采購員與供應商之間有地下交易，是十分方便的事情。
如果我們把以上流程活動分派給不同的崗位員工擔任，控制就變得非常簡單了。生產單位下達采購計劃，市場調查、貨比三家由一個崗位承擔；討價還價由一個崗位承擔；選擇供應商與合同草簽由一個崗位承擔；合同審批由二至三個管理崗位承擔；下單訂貨由一個崗位承擔；貨物驗收、品質檢驗、生產反饋本來就是不同崗位在承擔，不過是他們的責任更明確；貨款結算這一環節千萬不能讓采購員承擔，由供應商按流程直接到結算中心結算。整個采購活動仍然連貫在一起，只不過責任細分到了不同的崗位。供應商再想行賄其中的某一個員工沒有意義，行賄全體采購流程上的所有崗位員工相當復雜、相當困難！任何一個稍具商業頭腦的人都不會再去琢磨歪門邪道的事兒了，降低成本、保質保量，按合同供貨就成了他唯一的選擇。
2.嚴格挑選采購人員
公司將采購權限下放給各生產單位，但采購人員的任用權控制在公司手上。用人單位可以提報人選，但最終是否選用，還得公司總裁說了算（審批），防止采、用人員串通一氣。在企業內部又增加了一道防火墻。
3.嚴格控制采購過程
當我們將采購活動按流程細分之后，控制采購過程就變得相對簡單。所有市場調查、貨比三家、討價還價的信息資料都必須按規定上報存檔。合同管理、供應商管理更是只能加強，不能放松。除了貨物驗收、品質檢驗、生產反饋在時時監督采購活動成果之外，公司還要另設監察審計部門進行重點監控。所有采購人員的所有采購活動都在雙向監督之下。采購人員的任何不法舉動都可能被及時發現。
4.所有采購都可追蹤
由于整個采購流程上的每一個活動都有檔案記錄，任何一項采購結果沒有達成目的，都可以迅速查明問題出在哪一個環節，責任人基本上難逃“法眼”。
5.采購品質決定績效
以往采購員一人大包大攬的采購方式，由于采購員是親信，即使采購物品出了問題，往往都是不了了之?？芍^買多買少一個樣，買好買壞一個樣。說白了就是工資照拿，回扣照吃?，F在不一樣了。采購數量是采購人員計算基本工資的主要指標，但采購品質才是決定采購人員工作績效的KPI（關鍵績效指標）。并且我們還要加大績效獎金的比重。比如說，績效獎金至少占到采購人員工資總額的百分之五十或更多。讓采購質量成為采購人員工資收入的決定因素。
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